Waarom kiezen bedrijven voor een vaste beveiligingspartner?

Een vaste beveiligingspartner kent uw locatie, medewerkers, procedures en risico’s. Daardoor kan sneller worden gehandeld bij incidenten en ontstaat er meer continuïteit in de dagelijkse beveiliging. Voor organisaties die structureel toezicht nodig hebben, biedt een langdurige samenwerking vaak meer zekerheid dan telkens losse beveiligingsdiensten inkopen.

Veel bedrijven schakelen beveiliging in wanneer daar direct aanleiding voor is. Bijvoorbeeld na een incident, tijdens een evenement of wanneer tijdelijk extra toezicht nodig is. Voor een eenmalige situatie kan dat prima werken.

Wanneer beveiliging echter een vast onderdeel wordt van de bedrijfsvoering, verandert de behoefte. U wilt dan niet iedere keer opnieuw uitleggen hoe de locatie werkt, wie toegang heeft en welke situaties extra aandacht vragen.

Daarom kiezen steeds meer organisaties voor één vaste beveiligingspartner. Zo ontstaat een samenwerking waarin kennis over de locatie wordt opgebouwd en de beveiliging steeds beter aansluit op de dagelijkse praktijk.

Wat is een vaste beveiligingspartner?

Een vaste beveiligingspartner is een beveiligingsbedrijf waarmee een organisatie structureel samenwerkt. De samenwerking gaat verder dan het leveren van een beveiliger voor een bepaalde dienst.

De beveiligingspartner leert de organisatie kennen. Denk aan openingstijden, bezoekersstromen, kwetsbare plekken, interne procedures en mogelijke risico’s.

Afhankelijk van de organisatie kan de dienstverlening bestaan uit:

• Objectbeveiliging
• Toegangscontrole
• Receptiediensten
• Toezicht op terreinen
• Evenementenbeveiliging
• Extra beveiliging tijdens drukke periodes
• Ondersteuning bij incidenten en calamiteiten

Het grote verschil zit vooral in de continuïteit. De beveiliging wordt niet iedere keer opnieuw ingericht. Er wordt voortgebouwd op bestaande kennis en ervaring.

Organisaties die structureel toezicht nodig hebben, kunnen bijvoorbeeld kiezen voor objectbeveiliging van TGS Group.

1. Een vaste beveiligingspartner kent uw organisatie

Een beveiliger die voor het eerst op een locatie komt, moet veel informatie verwerken.

Waar bevinden zich de ingangen? Welke medewerkers mogen buiten reguliere openingstijden naar binnen? Waar worden leveranciers ontvangen? Welke ruimtes zijn alleen toegankelijk voor bepaalde medewerkers?

Bij een vaste samenwerking is die basiskennis al aanwezig.

De beveiligers weten hoe de locatie normaal functioneert. Daardoor vallen afwijkende situaties sneller op.

Een onbekend voertuig op het terrein, een leverancier die via een verkeerde ingang binnenkomt of een bezoeker die zonder begeleiding door het pand loopt, krijgt dan sneller aandacht.

Juist die kennis van de dagelijkse situatie maakt professionele bedrijfsbeveiliging effectiever.

2. Incidenten kunnen sneller worden beoordeeld

Niet iedere afwijkende situatie is direct een veiligheidsincident.

Een deur die na sluitingstijd openstaat kan een vergissing zijn. Het kan ook betekenen dat iemand ongeoorloofd toegang probeert te krijgen.

Een vaste beveiligingspartner kent de normale procedures en kan daardoor beter beoordelen wat er aan de hand is.

Ook de communicatie verloopt sneller. De beveiliger weet wie binnen de organisatie moet worden geïnformeerd en welke stappen moeten worden gevolgd.

Bij een incident telt iedere minuut. Duidelijke afspraken voorkomen twijfel en vertraging.

3. U hoeft niet iedere opdracht opnieuw uit te leggen

Losse beveiligingsopdrachten vragen iedere keer om voorbereiding.

De locatie moet worden uitgelegd. Contactpersonen moeten worden doorgegeven. Toegangsregels moeten worden besproken. Ook calamiteitenprocedures moeten opnieuw worden gedeeld.

Bij een langdurige samenwerking wordt deze kennis één keer zorgvuldig opgebouwd en vervolgens bijgehouden.

Dat bespaart tijd voor facilitair managers, operationeel verantwoordelijken en andere medewerkers die de beveiliging binnen de organisatie coördineren.

Wanneer iets verandert, hoeft alleen de wijziging te worden besproken.

4. De beveiliging groeit mee met uw organisatie

Organisaties blijven zelden jarenlang precies hetzelfde.

Er komen medewerkers bij. Een magazijn wordt uitgebreid. Openingstijden veranderen. Een tweede vestiging opent. Het aantal bezoekers neemt toe.

Elke verandering kan gevolgen hebben voor de veiligheid.

Een vaste beveiligingspartner ziet deze ontwikkelingen en kan tijdig adviseren over aanpassingen.

Misschien is extra toegangscontrole nodig. Misschien moet een controleronde worden aangepast. In een andere situatie kan juist worden besloten dat bepaalde beveiligingsmaatregelen niet langer nodig zijn.

Hierdoor blijft de beveiliging aansluiten op de werkelijke situatie.

5. Vaste beveiligers zorgen voor herkenbaarheid

Beveiligers hebben binnen veel organisaties dagelijks contact met medewerkers, leveranciers en bezoekers.

Herkenbaarheid helpt daarbij.

Medewerkers weten bij wie zij terechtkunnen wanneer er iets aan de hand is. De beveiliger leert op zijn beurt de vaste medewerkers en leveranciers kennen.

Dat maakt het eenvoudiger om afwijkingen te signaleren.

Wanneer iemand regelmatig op een locatie werkt, valt het sneller op wanneer een onbekend persoon zich gedraagt alsof hij er thuishoort.

Dit is vooral belangrijk bij grotere bedrijfspanden, logistieke locaties en terreinen waar dagelijks veel verschillende mensen aanwezig zijn.

6. Veiligheid en gastvrijheid kunnen beter worden gecombineerd

Een beveiliger staat vaak letterlijk bij de ingang van een organisatie.

Dat betekent dat beveiliging ook invloed heeft op de eerste indruk van bezoekers.

Een zakelijke opdrachtgever wil natuurlijk dat toegang goed wordt gecontroleerd. Tegelijkertijd wilt u niet dat iedere bezoeker het gevoel krijgt een streng beveiligd terrein binnen te gaan.

Een vaste beveiligingspartner kan deze balans goed leren kennen.

De beveiliger weet welke bezoekers worden verwacht, hoe zij moeten worden ontvangen en welke controles nodig zijn.

Voor organisaties waar ontvangst en beveiliging samenkomen, kan receptie en toegangscontrole een passende oplossing zijn.

7. U krijgt beter inzicht in terugkerende risico’s

Losse incidenten vertellen niet altijd het hele verhaal.

Een deur die één keer openstaat lijkt misschien niet bijzonder. Als dezelfde deur meerdere keren onbeheerd wordt aangetroffen, ontstaat een patroon.

Hetzelfde geldt voor verdachte voertuigen, bezoekers zonder aanmelding of incidenten tijdens bepaalde tijdstippen.

Een vaste beveiligingspartner kan deze situaties structureel registreren.

Daardoor ontstaat informatie waar de organisatie daadwerkelijk iets mee kan.

Een facilitair manager kan bijvoorbeeld ontdekken dat de meeste incidenten plaatsvinden tijdens de wisseling van diensten. Vervolgens kunnen juist op dat moment aanvullende maatregelen worden genomen.

Zo wordt beveiliging steeds gerichter ingezet.

8. Opschalen wordt eenvoudiger

Soms is tijdelijk extra beveiliging nodig.

Bijvoorbeeld tijdens een bedrijfsfeest, verbouwing, verhuizing, open dag of drukke periode.

Wanneer u al samenwerkt met een beveiligingspartner, hoeft u hiervoor niet opnieuw naar een leverancier te zoeken.

De organisatie en locatie zijn al bekend. Daardoor kan sneller worden bepaald welke extra inzet nodig is.

Dit kan ook relevant zijn wanneer uw organisatie een evenement organiseert. In dat geval kan dezelfde partner ondersteunen met evenementenbeveiliging.

Is een vaste beveiligingspartner altijd nodig?

Nee. Niet iedere organisatie heeft dagelijks beveiliging nodig.

Een klein kantoor met weinig bezoekers en beperkte risico’s heeft een andere beveiligingsbehoefte dan een logistiek centrum dat dag en nacht geopend is.

Daarom begint een goede beveiligingsoplossing altijd bij de vraag welke risico’s daadwerkelijk aanwezig zijn.

Een vaste beveiligingspartner is vooral interessant wanneer:

• Beveiliging regelmatig nodig is
• Er dagelijks veel bezoekers of leveranciers komen
• De locatie waardevolle goederen bevat
• Medewerkers buiten reguliere tijden werken
• De organisatie meerdere locaties heeft
• Incidenten of bijzonderheden regelmatig voorkomen
• Continuïteit belangrijk is

Twijfelt u of extra maatregelen nodig zijn? Lees dan ook ons artikel over signalen dat uw organisatie extra bedrijfsbeveiliging nodig heeft.

Waar moet u op letten bij het kiezen van een beveiligingspartner?

Een langdurige samenwerking vraagt om vertrouwen.

Kijk daarom verder dan alleen het uurtarief.

Vraag tijdens een kennismaking bijvoorbeeld naar:

• Ervaring met vergelijkbare organisaties
• De manier waarop beveiligers worden geselecteerd
• Bereikbaarheid bij incidenten
• Rapportage en communicatie
• Mogelijkheden om tijdelijk op te schalen
• Vaste aanspreekpunten
• Werkwijze bij calamiteiten

De beste beveiligingspartner hoeft niet degene met de meeste beveiligers te zijn. Belangrijker is dat de organisatie begrijpt wat uw bedrijf nodig heeft en daar praktisch op kan inspelen.

Van leverancier naar beveiligingspartner

Het verschil tussen een leverancier en een beveiligingspartner zit vooral in betrokkenheid.

Een leverancier voert uit wat wordt gevraagd.

Een goede beveiligingspartner kijkt ook naar wat beter kan.

Dat kan iets eenvoudigs zijn. Bijvoorbeeld het aanpassen van een controleronde, omdat een bepaalde ingang regelmatig onbeheerd blijft.

Het kan ook gaan om een bredere verandering, zoals andere bezoekersregistratie of extra toezicht tijdens specifieke uren.

Juist deze actieve houding zorgt ervoor dat beveiliging onderdeel wordt van de bedrijfsvoering in plaats van een losse dienst.

Waarom TGS Group als vaste beveiligingspartner?

TGS Group ondersteunt organisaties met beveiligingsoplossingen die aansluiten op de dagelijkse praktijk.

Daarbij staat samenwerking centraal. De beveiliging wordt afgestemd op de locatie, bezoekers, medewerkers en aanwezige risico’s.

Afhankelijk van de situatie kan TGS Group ondersteunen met objectbeveiliging, receptie en toegangscontrole, toezichthouders en evenementenbeveiliging.

Door kennis van een locatie op te bouwen, kunnen bijzonderheden sneller worden herkend en kan de beveiliging blijven aansluiten op veranderingen binnen de organisatie.

Bekijk het overzicht van de beveiligingsdiensten van TGS Group voor de verschillende mogelijkheden.

Veelgestelde vragen over een vaste beveiligingspartner

Wat is het voordeel van één vaste beveiligingspartner?

Een vaste beveiligingspartner kent uw organisatie, locatie en procedures. Daardoor kan sneller worden gehandeld en hoeft de beveiligingsaanpak niet telkens opnieuw te worden uitgelegd.

Kan een beveiligingspartner meerdere diensten verzorgen?

Ja. Afhankelijk van de organisatie kan één beveiligingspartner verschillende diensten combineren, zoals objectbeveiliging, toegangscontrole, receptiediensten en evenementenbeveiliging.

Is een langdurig contract altijd nodig?

Nee. De vorm van de samenwerking hangt af van uw beveiligingsbehoefte en de afspraken met het beveiligingsbedrijf.

Kan beveiliging worden aangepast wanneer ons bedrijf groeit?

Ja. Een belangrijk voordeel van een vaste samenwerking is dat de inzet kan meegroeien met veranderingen in uw organisatie.

Hoe bepaalt een beveiligingsbedrijf welke inzet nodig is?

Dat begint met het inventariseren van de locatie, bezoekersstromen, werktijden, eerdere incidenten en andere relevante risico’s. Op basis daarvan kan een passende beveiligingsaanpak worden opgesteld.

Zoekt u een beveiligingspartner voor uw organisatie?

Heeft uw organisatie structureel behoefte aan professionele beveiliging? Dan is het verstandig om niet alleen naar de inzet van vandaag te kijken. Een vaste samenwerking kan zorgen voor meer continuïteit, betere communicatie en een beveiligingsaanpak die met uw organisatie meegroeit.

Neem contact op met TGS Group om uw situatie te bespreken. Samen bekijken we welke vorm van beveiliging aansluit op uw locatie, organisatie en dagelijkse werkzaamheden.